Tietosuojaseloste

Henkilötietolain 10 §:n mukainen rekisteriseloste Sippora Oy:n asiakasrekisterille

Rekisterin käyttötarkoitus

Sipporan asiakastietojen ja laskutuksen rekisterin käyttötarkoitus on asiakassuhteiden ja laskutuksen ylläpito sekä henkilökohtaisen avun laadun varmistaminen. Asiakasrekisteriin kerään ainoastaan asiakassuhteiden kannalta tärkeitä tietoja. Tietoja kerätään asiakkaalta itseltään, hänen omaiseltaan/edunvalvojaltaan ja mahdolliselta hoitohenkilökunnalta. Tietoja ei luovuteta kolmansien osapuolten käyttöön.

Säännönmukaiset tietolähteet

Pääasiallinen tietolähde on asiakas itse. Tietoja voidaan hankkia myös viranomais- ja yritystietorekistereistä sekä yhteisiltä yhteistyökumppaneilta.

Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä on seuraavanlaisia tietoja: asiakkaan nimi, syntymäaika, osoite, ovikoodi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, kieli, omaisen/edunvalvojan nimi sekä sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Lisäksi rekisterissä on asiakkaan palvelusuunnitelma sekä siihen kerätyt välttämättömät tiedot. Näitä tietoja voivat olla esimerkiksi asiakkaan terveydentilaan liittyvät tiedot, hänen mahdolliset sairautensa ja rajoitteensa esimerkiksi liikkumisen suhteen. Jokaisen asiakkaan kohdalla on ainoastaan asiakassuhteen kannalta olennaiset tiedot. Nämä tiedot kerätään palvelusopimusta ja -suunnitelmaa tehtäessä. Myös asiakassuhteen aikana tulleita, asiakkaan hoidon laadun kannalta olennaisia tietoja on mahdollista tallentaa tähän rekisteriin. Ohjausta, opetusta tai konsultointia sisältävissä palveluissa voidaan tallentaa rekisteriin myös muita asiakassuhteen edellyttämiä tietoja, jotka määritellään yhdessä asiakkaan kanssa sopimusta tehtäessä. Jos asiakkaana on organisaatio, tulee sopimuksessa olla tarvittavat tiedot organisaatiosta ja sen yhteyshenkilöistä.

Tietojen luovuttaminen

Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille. Tietoja ei myöskään luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietojen säilytys

Tietoja säilytetään asianmukaisesti niille varatussa paikassa ja huolehditaan siitä, että ulkopuoliset eivät pääse käsiksi niihin. Tietoja säilytetään asiakassuhteen jatkumisen ajan tai niin kauan kuin laki sitä edellyttää. Tiedot voi vaatia poistettavaksi, mikäli asiakas niin pyytää tai laki sen sallii.

Tietojen suojaus

Sipporan asiakastiedot, sopimukset ja palvelusuunnitelmat sekä muut asiakirjat säilytetään Sipporan omassa tietokoneessa ja/tai matkapuhelimessa. Ulkopuolisilla ei ole pääsyä laitteisiin, joissa Sipporan tietoja säilytetään. Ulkopuoliset eivät lue Sipporan sähköposteja. Mahdollista manuaalista aineistoa säilytetään lukitussa kaapissa ja varmistetaan, ettei ulkopuolisilla ole pääsyä aineistoon. Viesteissä, kuten tekstiviesteissä tai WhatsApp-viesteissä käytetään korkeintaan asiakkaan etu- ja sukunimen alkukirjaimia, tai hänelle luotua asiakasnumeroa.

Tarkastus- ja kielto-oikeus

Asiakkaalla ja hänen valtuuttamallaan omaisella/edunvalvojalla on oikeus saada tarkistaa asiakasta koskevat tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua. Asiakkaalla on myös oikeus turvautua henkilötietolain sekä EU-direktiivien mukaisiin oikeuksiinsa koskien häntä koskevia tietoja, ellei laissa toisin määrätä. Edellä mainitut pyynnöt on osoitettava suoraan rekisterin ylläpitäjälle.